COMO FAZER UM BOM CADASTRO DE CLIENTES?

A venda a prazo no crediário próprio é uma ótima estratégia comercial. Contudo, como visto no último artigo, depende de alguns cuidados. O primeiro deles é a criação de um bom cadastro de clientes.

Um bom cadastro de clientes reúne os dados necessários para o sucesso da venda a prazo. Importante lembrar que a venda no carnê é um processo que se inicia com a entrega da mercadoria ou com a prestação do serviço ao cliente, mas só termina com o pagamento do preço.

Assim, o comerciante não pode descuidar das medidas necessárias para assegurar o recebimento do seu crédito, quais sejam, a análise de crédito, o pós-venda e, se necessário, a cobrança. E é exatamente o cadastro de clientes que fornecerá as informações necessárias para tanto.

E quais são essas informações? Veja a seguir:

1. Nome completo: é comum que as pessoas sejam conhecidas por apelidos, mas eles não são suficientes para identificar um cliente de crediário. Essa modalidade de venda pode exigir a adoção de alguma medida de cobrança e, nesse caso, os cartórios de protesto e juizados especiais exigirão informações completas. Portanto, lembre-se de anotar o nome e sobrenome do seu cliente.
2. CPF: em alguns casos, o nome completo pode não ser suficiente para afastar a homonímia, expressão que indica a situação de duas pessoas com o nome exatamente igual. Um documento de identificação como o CPF ou o RG será útil em tais casos.
   É cansativo para o cliente fornecer muitos dados para cadastro, por isso, recomenda-se a anotar apenas o CPF, que além de ajudar na identificação, também colabora com as buscas necessárias para a análise de crédito.
3. Telefone: de preferência celular, para que seja possível se comunicar por aplicativos gratuitos de mensagem como o WhatsApp ou o Telegram. Nos próximos artigos será abordada a importância de manter contato próximo com o cliente após a venda para lembrar-lhe da chegada do vencimento.
   Pesquisas apontam que quantidade significativa de boletos bancários não são pagos no vencimento por mero esquecimento. Assim, recomenda-se o envio de um lembrete um ou dois dias antes da data de vencimento, para que o cliente não se esqueça de pagar. Melhor prevenir do que remediar, certo?
   Esta mensagem deve ser simples, curta e pode conter um meio de pagamento à distância, como o PIX ou vir acompanhada de um boleto bancário. Exemplo: “Lembrete: sua conta no valor de R$ 50,00 vence amanhã, dia 17/09. Para maior comodidade, pague pelo PIX n.º XXX.”
4. Endereço: finalmente, é preciso anotar o endereço residencial do cliente. Ele será necessário para realizar a cobrança, seja interna (por funcionário da própria empresa, mediante visita ou carta de cobrança) ou externa (pelo cartório de protesto ou, sem último caso, através do Judiciário).

Essas são as informações indispensáveis ao cadastro. Sem elas não há como realizar a venda a prazo com segurança razoável. Contudo, é comum que algumas empresas solicitem outros dados, como data de nascimento, e-mail, sexo e profissão. Qual é o motivo?

Esses dados tem finalidade comercial. Eles servem para subsidiar contatos posteriores com o intuito de fidelizar o cliente ou realizar novas vendas. Então, por exemplo, a data de nascimento é valiosa para oferecer um desconto, uma condição especial de pagamento ou simplesmente parabenizar o seu cliente no mês de aniversário.

Igualmente importante a informação sobre o sexo, a existência de filhos e a profissão para fomentar campanhas em datas comemorativas como nos dias da mulher, das mães, dos pais, das crianças, dos professores e etc.

Além disso, são dados relevantes para a definição do limite de crédito do cliente. O crédito concedido deve ser proporcional à capacidade de pagamento do consumidor. Para medir essa capacidade de pagamento é necessário combinar o resultado da análise de crédito com elementos pessoais, como por exemplo, o número de filhos.

Uma pessoa com filhos tem a renda comprometida não só pelas suas necessidades básicas, mas também pelas necessidades de seus dependentes. Assim, possui uma porção menor da sua remuneração disponível para gastos em geral, especialmente com produtos ou serviços que não são de primeira necessidade.

Por isso a concessão de crédito precisa ser feita de forma cuidadosa, mediante análise da situação de cada cliente e também do seu negócio. O comerciante que vende produtos essenciais, como alimentos e medicamentos deve fazer um cálculo diferente do realizado pelo vendedor de produtos supérfluos, como cosméticos ou bebidas alcoólicas.

Caso tenha intimidade para solicitar tais informações ao seu cliente, perfeito! O maior número de elementos só tem a acrescentar. Porém, caso não exista essa proximidade, o requerimento de dados em excesso pode afastar dificultar a venda e afastar consumidor da sua loja.

Agora que já sabe o que é essencial, pode decidir como agir caso a caso.

Importante lembrar que, com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, o cliente deve concordar por escrito com a coleta e uso de tais informações pela empresa. O consentimento pressupõe conhecimento prévio da política de privacidade adotada e pode ser retirado a qualquer momento.

A necessidade de obtenção de consentimento escrito é mais um motivo para documentar adequadamente as vendas a prazo. É preciso usar um documento simples e objetivo (para não atrapalhar a venda), mas seguro. Nas próximas semanas esse importante assunto será tratado.